El Perú es un país que tiene una alta tasa de empresas familiares, sin embargo, muchas de estas no perduran en el tiempo por falta de planificación. Por ello, es importante aplicar diversos mecanismos, como el protocolo familiar, que contribuye con su supervivencia a través de las generaciones.
Pablo Montalbetti, decano de la Facultad de Administración y Negocios de la Universidad Tecnológica del Perú (UTP), explica que “el protocolo familiar es un acuerdo de honor escrito, en el que los accionistas y familiares directos se comprometen a cumplir unas reglas establecidas en relación a la empresa. Este debe ser coherente con los estatutos de la empresa y cumplir con la ley de sociedades”.
Algunas de las principales funciones de este documento son velar por la armonía familiar en la empresa; contribuir con la buena convivencia y, fomentar los comportamientos esperados, de acuerdo con la cultura familiar.
En este sentido, el decano de la Facultad de Administración y Negocios de la UTP explica cuáles son los principales pasos para elaborar un protocolo familiar:
Conocer a la familia. Lo primero que debe hacer la persona encargada de elaborar este protocolo es presentar la metodología de trabajo y realizar entrevistas individuales para conocer las expectativas, los intereses, los conflictos, y las diferencias de los accionistas y familiares directos.
Desarrollar un primer borrador del protocolo. Este debe incluir legado familiar, visión de futuro, políticas para que familiares trabajen en la empresa, política de dietas, dividendos y reparto de utilidades; tenencia de acciones; directorio y órganos de gobierno familiar.
Revisar el documento en conjunto. Todos los involucrados deben tener una reunión en la que revisen el documento, realicen ajustes y, una vez llegado a un consenso, todos lo puedan firmar.
Seguimiento y revisión. Es importante que, de manera semestral, se realice el seguimiento correspondiente al cumplimiento de este documento, así como una revisión para realizar ajustes, en caso fuera necesario.
Asimismo, el especialista recomienda que “quien elabore el protocolo familiar de una empresa sea un externo por la experiencia y la metodología de trabajo que puede aportar; por su objetividad al no tener ningún conflicto de intereses y, por ser un facilitador del proceso, al entender las distintas posiciones y buscar consenso”.
Finalmente, resalta que “el protocolo familiar debe ser simple y riguroso, pero centrado en criterios y no en situaciones. Se sugiere priorizar los puntos más importantes, ya que, con el tiempo, se pueden ir incluyendo nuevos temas”.